会社法施行に伴い定款の見直しが推奨されていますが、中小企業の場合、過去の議事録を紛失してしまっているケースが珍しくありません。どうしたら良いでしょうか。

当社の株主で親戚筋に当る者から突然「社長、当社の現在定款を閲覧したい」
と要請があった、昔、作成したものしかないが・・
当社は会社法で言う非公開会社の中小会社の株式会社である。業暦も古く存在
する定款は恐らく創業当初のものと思われるものしか残っていない。
会社法が施行され、会社法にも対応した現在定款を作成して欲しいとの依頼で
ある。

最近、関与したばかりの顧問先で、過去の定款変更に係る株主総会議事録も整然と
保管されている状況ではない。

原則論では
会社設立時の原始定款+定款変更に伴う株主総会議事録＝現在定款

になるはずだが、議事録が不整備となると、商業登記簿謄本の「履歴事項全部
証明書」を入手して、過去の変更事項を追及し定款作成を行うしか方法はない。
しかし、定款の変更を行っても登記事項でない項目もあれば、定款で定め
ていない事項で登記事項であるケースも稀にはある。

今回の会社法は「定款自治」を謳い、会社の機関設計の自由度を増したことに
なっているが、多くの中小企業では現実的に「定款変更＝登記事項」の決議が
大半であり、結果、登記はするが定款原本の改定作業を行なわない。
しかも、今回は、整備法に絡む「みなす規定」にも対処しておかなければなら
ない。

何とか現在定款を作成し、株主の申し出に応じることにしたが、今度は社長が
「この定款に間違いがあれば、私に責任が生じてくるか」との相談に発展した。
虚偽で作成したものがあれば論外だが、可能ならば株主総会を開催して「これ
が当社の現在有効な定款である」ことを決議しておくことを薦めた。

「相続人等への株式の売渡請求」は定款変更が必要であるが、登記事項ではな
い。決議した株主総会議事録が、将来紛失しているかもしれない、登記事項で
はない重要な変更は、その都度、定款原本の改定を行うことを奨励する
必要があると思われる。