税務申告・決算に関する帳票書類等は相当枚数になりますが、この書類を「紙」ではなく、ある仕組みを使って「電子」保存すると、業務の効率が図れます。

会計事務所で通常保管している顧問先企業の決算書ファイルは、法人税申告書、
地方税申告書、消費税申告書、決算書、科目内訳書、償却資産明細書等の税務署
へ提出した書類及び申告書・決算書作成の過程で使用したメモ類、証憑書類等で
構成されている。ある会計事務所で、保管する決算書ファイルのページ数の平均
は１２０ページ程度に達した。税務署提出のページ数の平均が８０ページ、メモ
証憑関係書類のコピー等で４０ページのイメージである。顧問先とのお付き合いが
１０年に及んでいれば１２００ページの書類保管（Ａ４サイズ）ということになる。

ファイルそのものには要所要所に統一したインデックスが付けられていて、必要な
ページを探し易くはしてあるが、「紙」ファイルから「電子」ファイルへの移行
を検討する際に、どうせなら、申告書・決算書の作成過程で使用されたメモ、証憑
を関連付けたものにしようということになった。例えば

(提出書類）　　　　　　　　　　　　　（メモ、証憑の類）
消費税申告書　　　　　　　　　　　　　　税区分明細書
法人住民税の申告明細書　　　　　　　　　市町村から来る均等割、税率のコピー
別表十五(交際費関係）　　　　　　　　　 勘定科目別交際費適否メモ
別表一六（六）（一括償却資産関係）　　　当期購入明細メモ
役員報酬の内訳書　　　　　　　　　　　　報酬総額決定の議事録等
支払利息の内訳書　　　　　　　　　　　　ローン月額返済表
保険積立金の内訳書　　　　　　　　　　　積立分、損金分区分表
支払家賃内訳書　　　　　　　　　　　　　賃貸契約書コピー
二期比較決算書　　　　　　　　　　　　　前期比較増減理由メモ
棚卸資産の明細書　　　　　　　　　　　　企業側保管棚卸明細コピー

顧問先企業の業種、規模によって決算書・申告書作成の過程で保管しておくべき
メモ・証憑の類は種類、ボリュームで相当の幅がある。これらを「紙」保存すると
ファイルの厚さが変わるだけで、「結果」に至った「過程」を迅速に、且つ意味づ
けて知ることは結構大変な作業になる。

電子保存する際に、提出書類（結果）からメモ・証憑（過程、原因）を全てリンク
付けすることが可能になるならば、理想的な保存形式になる。
一つの方法としてＡｄｏｂｅ社のｐｄｆファイルを利用して、

１　申告書・決算書・内訳書の全ページに「しおり」を付ける
２　各ページに関連するメモ・証憑を「注釈」「添付」機能でリンクさせる

これをMyKomonの共有フォルダに格納しておけば、いつでも、どこでも、必要に応じて
決算作成の過程に踏み込んで決算書を理解できるようになる。